Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO
Datenschutz-Hinweise der DATEV eG: Informationen zum Umgang mit Ihren Daten
Wir, die DATEV eG, begrüßen Sie auf unserem elektronischen Portal zur Onlinewahl zur Vertreterversammlung (im Folgenden auch "Portal"). Ein verantwortungsvoller Umgang mit Ihren Daten, der den gesetzlichen Vorgaben in Deutschland in jeder Hinsicht entspricht, ist uns wichtig.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf diesem Portal sind wir "Verantwortlicher" im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
DATEV eG
Paumgartnerstr. 6-14
90429 Nürnberg
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
DATEV eG
Datenschutzbeauftragter
Walter Deinzer
Paumgartnerstraße 6-14
90429 Nürnberg
Telefon: +49 911 319-0
E-Mail: datenschutz@datev.de
Diese Datenschutzhinweise gelten für das unter www.mitgliedernetzwerk.de/datevonlinewahl aufrufbare Portal, das die DATEV betreibt. Von unserem Portal aus sind Angebote anderer Anbieter ("Drittangebote") erreichbar. Es gelten zusätzliche Datenschutzhinweise für diese Drittangebote.
1. Verarbeitung von Daten mit und ohne Personenbezug
1.1 Nutzung des Portals
Wenn Sie das Portal nutzen, erfahren wir
• Ihre IP-Adresse,
Die Daten werden ausschließlich zur Administration und Optimierung des Portals verwendet.
Die IP-Adresse kann ein personenbezogenes Datum sein, weil es unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist, damit durch Auskunft des jeweiligen Internetanbieters die Identität des Inhabers des genutzten Internetzugangs in Erfahrung zu bringen.
Grundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, unser Portal entsprechend den Bedürfnissen unserer Nutzer zu gestalten.
Von uns wird die IP-Adresse außerdem bei Angriffen auf unsere Portal-Infrastruktur ausgewertet. In diesem Fall haben wir ein berechtigtes Interesse (im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) an der Verarbeitung der IP-Adresse. Dieses berechtigte Interesse ergibt sich aus dem Bedürfnis, den Angriff auf die Portal-Infrastruktur abzuwehren, den Ursprung des Angriffs zu ermitteln, um gegen die verantwortliche Person straf- und zivilrechtlich vorgehen zu können, sowie weiteren Angriffen effektiv vorzubeugen.
Die IP-Adresse wird gelöscht, wenn wir ausschließen können, dass von dieser kein Angriff auf unsere Portal-Infrastruktur erfolgt ist. Dies geschieht regelmäßig nach 7 Tagen.
Für eine vollumfängliche Nutzung des Portals ist jedoch eine Registrierung erforderlich.
1.2 Registrierung und Wahlverfahren
Die DATEV eG ist nach den Bestimmungen des Genossenschaftsgesetzes und ihrer Satzung verpflichtet, turnusmäßig Wahlen für die Bestimmung der Vertreter der Mitglieder in der Vertreterversammlung durchzuführen. Für die Mitglieder der DATEV eG ist die Möglichkeit zur passiven und aktiven Teilnahme an den Wahlen ein essentieller Bestandteil der ihnen aus dem Mitgliedschaftsverhältnis zufließenden Rechte. Zugleich hat die DATEV eG ein berechtigtes Interesse daran, Wahlen zur Vertreterversammlung gesetzeskonform und zugleich effizient durchzuführen.
Datenschutzrechtlich folgt daraus, dass sich die DATEV eG für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die für die Durchführung der Wahl zur Vertreterversammlung erforderlich ist, auf folgende Rechtsgrundlagen stützen kann:
Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO (Datenverarbeitung zur Durchführung des (vertragsähnlichen) Mitgliedschaftsverhältnisses)
Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO (Datenverarbeitung zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen die DATEV eG unterliegt)
Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der DATEV eG).
1.2.1 Registrierung
Bei der Portal-Registrierung müssen Sie folgende Angaben machen, die zum Zwecke der Authentifizierung mit den bereits hinterlegten Mitgliederdaten abgeglichen werden:
Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Portalnutzung im Rahmen des vereinbarten Zwecks und zur Durchführung der Wahl zur Vertreterversammlung erforderlich. Die Rechtsgrundlage ergibt sich daher aus Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) DSGVO.
Nach erfolgreicher Authentifizierung werden Sie auf eine weitere Seite geleitet, wo Sie zum Zwecke der Portal-Registrierung weitere Angaben machen müssen oder – im Falle von als „optional“ gekennzeichneten Datenfeldern – machen können. Die als „optional“ gekennzeichneten Daten sind für eine vereinbarungsgemäße Nutzung nicht erforderlich. DATEV empfiehlt, Felder mit „optionalen“ Datenangaben freizulassen. Eine Nutzung dieser Daten findet nicht statt.
Abgefragt werden bei der Registrierung im Portal folgende Daten:
• ausdrückliche Bestätigung, dass der Datenschutzhinweis gelesen wurde
Die als nicht optional aufgeführten Daten sind für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages und zur Durchführung der Wahl zur Vertreterversammlung erforderlich und werden daher gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) DSGVO verarbeitet.
1.2.2 Benennung einer bevollmächtigten Person
Für eine juristische Person oder Personengesellschaft können Sie eine bevollmächtigte Person benennen. Die folgenden Angaben werden zum Zwecke der Wahldurchführung abgefragt und in die Nominierungsliste sowie, im Falle einer Nominierung und Ihrer Zustimmung zur Nominierung, in der Wahlliste übernommen:
Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Durchführung der Wahl im Rahmen des vereinbarten Zwecks erforderlich. Die Rechtsgrundlage ergibt sich daher aus Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) DSGVO.
1.3 Welche Daten sind für wen sichtbar?
1.3.1 Registrierung
Daten, die von Ihnen im Rahmen der Registrierung angegeben werden, sind im Mitgliederbereich des Internetangebots für andere Nutzer nicht sichtbar.
1.3.2 Benennung einer bevollmächtigten Person
Ausgewählte Daten, die von Ihnen im Rahmen der Benennung einer bevollmächtigten Person angegeben werden, sind im Mitgliederbereich des Internetangebots für andere Nutzer sichtbar:
Die aufgeführten Daten sind für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages und zur Durchführung der Wahl zur Vertreterversammlung erforderlich und werden daher gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) DSGVO verarbeitet.
1.3.3 Bekanntgabe des Nominierungsergebnisses
Im Falle Ihrer Nominierung und Ihrer Zustimmung zur Nominierung, sind bereits hinterlegte Mitgliederdaten oder von Ihnen im Rahmen der Benennung einer bevollmächtigten Person angegebenen Daten, im Mitgliederbereich des Internetangebots für andere Nutzer sichtbar:
Die aufgeführten Daten sind zur Durchführung der Wahl erforderlich und werden daher gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) DSGVO verarbeitet.
1.3.4 Bekanntgabe des Wahlergebnisses
Im Falle, dass Sie gewählt wurden und Ihre Wahlannahme erklärt haben, sind bereits hinterlegte Mitgliederdaten oder von Ihnen im Rahmen der Benennung einer bevollmächtigten Person angegebenen Daten, im Mitgliederbereich des Internetangebots für andere Nutzer sichtbar:
Die aufgeführten Daten sind zur Durchführung der Wahl erforderlich und werden daher gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und f) DSGVO verarbeitet.
1.4 Die Verwendung Ihrer Daten durch uns, konkret: Daten im Rahmen der Portalnutzung
Daten im Rahmen von Nominierung und Wahl
Wenn Sie an der Nominierung und oder der Wahl teilnehmen, werden bestimmte Wahldaten erhoben. Dabei werden nur solche Wahldaten erhoben, die für Ihre Wahlteilnahme erforderlich sind. Diese sind
Ihre Identifikationsdaten sowie die Angabe, dass Sie nominiert oder gewählt haben, werden ausschließlich dazu verwendet, um Ihre einmalige Stimmabgabe sicherzustellen.
Die Angabe, was oder wen Sie nominiert oder gewählt haben (Ihr Stimmzettel), wird unabhängig von den übrigen Wahldaten erhoben und verarbeitet.
Die Nominierung und Wahl selbst sind selbstverständlich geheim, das heißt es ist zu jedem Zeitpunkt ausgeschlossen, dass die DATEV eG oder der technische Betreiber der Wahl- und Nominierungsplattform, die POLYAS GmbH, Ihren Stimmzettel und Ihre übrigen Daten einander zuordnen können. Die geheimen Stimmzettel werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert und nur dazu verwendet, das Nominierungs- oder Wahlergebnis zu ermitteln.
Nach der Nominierung und Wahl kann die DATEV eG von der POLYAS GmbH eine Liste anfordern, auf dem vermerkt ist, wer an der Wahl teilgenommen hat. Die DATEV eG hat zu keinem Zeitpunkt die Möglichkeit, das Wahlverhalten einzelner Wähler in Erfahrung zu bringen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b), c) und f) DSGVO.
1.5 Weitergabe der Daten an Dritte
Den Betrieb des Portals einschließlich der damit verbundenen Verarbeitung von personenbezogenen Daten übernimmt im Auftrag der DATEV eG die VR-NetWorld GmbH, Graurheindorfer Straße 149a, 53117 Bonn. Bei der Durchführung der Onlinewahl zur Vertreterversammlung bedienen wir uns für den Betrieb der Wahl- und Nominierungsplattform dem Dienstleister POLYAS GmbH, Marie-Calm-Straße 1-5, 34131 Kassel. VR-NetWorld GmbH und POLYAS GmbH sind von uns sorgfältig ausgewählt und gewährleisten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik die Sicherheit der von ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten. Sie verarbeiten die personenbezogenen Daten als sogenannte Auftragsverarbeiter ausschließlich zu den genannten Zwecken und nur nach den Weisungen der DATEV eG.
Im Übrigen geben wir Ihre Daten nicht an Dritte außerhalb dieses Portals weiter, es sei denn, es handelt sich um Auftragsverarbeiter, die wir im Rahmen des Betriebs des Portals einsetzen, oder Sie haben hierzu Ihre Einwilligung erklärt oder wir sind zur Preisgabe dieser Daten verpflichtet, beispielsweise aufgrund gerichtlicher Verfügung.
1.6 Cookies
1.6.1 Allgemeiner Einsatz von Cookies
Innerhalb des Portals werden auch Cookies verwendet. Cookies sind kleine Datenpakete, die über den Browser auf der Festplatte Ihres Computers abgelegt werden. Sie dienen der Steuerung der Internetverbindung während Ihres Besuchs oder bei einem späteren Besuch auf unserem Portal und machen den Besuch dadurch komfortabler. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (persistente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert.
Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind Session-Cookies, diese werden nach Ende der Nutzung automatisch gelöscht. Die eingesetzten Session-Cookies dienen ausschließlich dazu, Sie zu identifizieren, solange Sie auf dem Portal eingeloggt sind. Eine darüber hinaus gehende Verwendung der Session-Cookies findet nicht statt. Diese Cookies sind zur Funktion unseres Portals unbedingt erforderlich und können in unseren Systemen nicht deaktiviert werden. Diese Cookies werden nur als Reaktion auf von Ihnen getätigte Aktionen gesetzt, die einer Dienstanforderung entsprechen, wie etwa dem Festlegen Ihrer Datenschutzeinstellungen, dem Anmelden oder dem Ausfüllen von Formularen.
Der Einsatz dieser Cookies ist erforderlich, um unser Portal überhaupt bereitstellen zu können. Die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang basiert somit auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, ein funktionierendes Portal zur Verfügung zu stellen und den Besuch sowie die Nutzung des Portals so angenehm und effizient wie möglich zu machen.
1.6.2 Einsatz von Cookies auf der Wahl- und Nominierungsplattform
Nach Ihrer Anmeldung am Wahlsystem möchte der POLYAS-Server ein Cookie auf Ihrem Rechner anlegen. Dieser „Session Cookie“ enthält keine personenbezogenen Daten und wird auch nicht ausgewertet, sondern dient allein Ihrer Stimmabgabe. So können wir sicherstellen, dass Sie mit jedem Betriebssystem und jedem Browser online wählen können. Sobald Sie Ihren Browser nach der Stimmabgabe schließen, wird der Cookie automatisch gelöscht.
Informationen zu weiteren Cookies, die auf der POLYAS-Webseite unabhängig von der Wahl- und Nominierungsplattform eingesetzt werden, erhalten Sie in den Datenschutzhinweisen der POLYAS GmbH.
1.7 Datennutzung im Übrigen
Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse im Rahmen des Erforderlichen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für die Versendung von Mitteilungen im Zusammenhang mit dem Portal sowie den Kontakt zwischen unseren Mitarbeitern und Ihnen.
Alle im Rahmen des Portals angegebenen Daten können Sie jederzeit in Ihrem Profil bzw. im Punkt „Einstellungen“ einsehen und selbstständig bearbeiten oder löschen.
Nach der Vertreterversammlung werden sämtliche im Portal gespeicherten Daten nach Ablauf der Anfechtungsfrist gelöscht. Nach der Löschung ist Ihr Profil auf https://mitgliedernetzwerk.de/datevonlinewahl nicht mehr erreichbar.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder eine von Ihnen erteilte Einwilligung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, soweit nicht eine Abwägung im Einzelfall ergibt, dass Ihre berechtigten Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (vgl. Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Hierzu können gehören:
2. Ihre Rechte als Nutzer unserer Internetseite
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben Sie die nachfolgend beschriebenen Rechte.
Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an unseren Datenschutzbeauftragten (s.o.).
2.1 Widerspruchsrecht
Sie haben gem. Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO erfolgt. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an widerspruch@datev.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerspruch erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerspruch unberührt. Im Falle eines solchen Widerspruchs werden wir diese Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
2.2 Weitere Rechte
a) Widerruf von erteilten Einwilligungen
Sie können jede uns erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
b) Auskunft
Ihnen steht ein Auskunftsrecht hinsichtlich der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu. Darüber hinaus haben Sie hiernach Anspruch auf Auskunft über die in Art. 15 DSGVO aufgezählten Informationen.
c) Berichtigung und Löschung
Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten nach Maßgabe von Art. 16 DSGVO sowie Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn die Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO gegeben sind.
d) Einschränkung der Verarbeitung
Unter den Voraussetzungen nach Art. 18 DSGVO können Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.
e) Herausgabe der Daten und Datenübertragung
Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben zudem das Recht, soweit dies technisch machbar ist, dass wir diese Daten auf Ihre Anweisung hin einem anderen Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für die personenbezogenen Daten bei denen die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Das Recht zur Datenübertragung an einen anderen Verantwortlichen ist ausgeschlossen, wenn hierdurch Rechte und Freiheiten anderer Personen (z.B. personenbezogene Daten Dritter, unsere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder Urheberrechte) beeinträchtigt würden.
2.3 Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Sollten Sie der Ansicht sein, dass wir unseren datenschutzrechtlichen Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen, können Sie sich jederzeit an die Datenschutzaufsichtsbehörden wenden.
Für DATEV ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht die zuständige Aufsichtsbehörde.
Stand: Oktober 2023
Im Rahmen der Onlinewahl zur Vertreterversammlung 2024 – 2028 bietet die DATEV eG (nachfolgend auch „wir“) allen wahlberechtigten Mitgliedern, die im Nominierungsverfahren als Kandidaten für die Wahl nominiert worden sind und die diese Wahl angenommen haben (nachfolgend „Nominierte“ oder „nominierte Personen“), die Möglichkeit einer freiwilligen Selbstpräsentation, um sich den Wahlberechtigten vor dem Wahlgang zu präsentieren und bekannt zu machen.
Sie können frei entscheiden, ob Sie als nominierte Person eine Selbstpräsentation einreichen und – falls ja – welche Angaben Sie in diesem Fall machen möchten.
Für die Verarbeitung der in den eingereichten Selbstpräsentationen enthaltenen personenbezogenen Daten sind wir "Verantwortlicher" im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
DATEV eG
Paumgartnerstr. 6-14
90429 Nürnberg
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:
DATEV eG
Datenschutzbeauftragter
Walter Deinzer
Paumgartnerstraße 6-14
90429 Nürnberg
Telefon: +49 911 319-0
E-Mail: datenschutz@datev.de
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu den Datenschutzhinweisen für die Nutzung des unter www.mitgliedernetzwerk.de/datevonlinewahl aufrufbaren elektronischen Portals zur Onlinewahl zur Vertreterversammlung. Dort finden Sie auch Informationen zur Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte und zu den Ihnen im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehenden Rechte.
1. Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrer Selbstpräsentation auf freiwilliger Basis einreichen. Folgende Angaben sind möglich:
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die im Rahmen einer Selbstpräsentation angegeben Daten werden ausschließlich dazu verwendet, sie für alle im Portal registrierten Wahlberechtigten zwischen dem 15.01.2024 und dem 30.06.2024 einsehbar zu machen und es den Nominierten auf diese Weise zu ermöglichen, sich den registrierten Wahlberechtigten vor dem Wahlgang zu präsentieren und bekannt zu machen.
3. Rechtsgrundlagen
Die Bereitstellung einer Möglichkeit für nominierte Personen, sich durch eine freiwillige Selbstdarstellung auf dem elektronischen Portal zur Onlinewahl den wahlberechtigten Mitgliedern der DATEV eG zu präsentieren, ist ein wichtiger Baustein des digitalen Wahlverfahrens. Die DATEV eG ist nach den Bestimmungen des Genossenschaftsgesetzes und ihrer Satzung verpflichtet, turnusmäßig Wahlen für die Bestimmung der Vertreter der Mitglieder in der Vertreterversammlung durchzuführen. Für die Mitglieder der DATEV eG ist die Möglichkeit zur passiven und aktiven Teilnahme an den Wahlen ein essentieller Bestandteil der ihnen aus dem Mitgliedschaftsverhältnis zufließenden Rechte. Zugleich hat die DATEV eG ein berechtigtes Interesse daran, Wahlen zur Vertreterversammlung gesetzeskonform und zugleich effizient durchzuführen.
Die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten kann daher auf folgende Rechtsgrundlagen gestützt werden: Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO (Datenverarbeitung zur Durchführung des (vertragsähnlichen) Mitgliedschaftsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO (Datenverarbeitung zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen die DATEV eG unterliegt) und Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der DATEV eG).
4. Dauer der Datenverarbeitung
Nach Ablauf des 30.06.2024 werden die Daten durch die DATEV eG gelöscht.
Eingereichte Selbstpräsentationen können nachträglich nicht bearbeitet werden. Zum vorzeitigen Löschen der Selbstpräsentation kann sich der Nominierte per E-Mail unter vertreterwahl@service.datev.de an uns wenden.
Stand: November 2023
